Dưới đây là Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện mà Thuctap muốn chia sẻ tới các bạn đang viết các đề tài về Hoạt động tổ chức sự kiện. Đây là mẫu dành cho các bạn tham khảo, Thuctap khuyên các bạn không nên copy thẳng vào bài của mình luôn nhé, trên trang Thuctap còn rất nhiều tài liệu liên quan các bạn tìm và tham khảo thoải mái nhé.
Trong quá trình làm bài, nếu các bạn cần tài liệu hay viết thuê Báo cáo thực tập, Tiểu luận, luận văn,… thì liên hệ với Thuctap qua zalo ngay và luôn!
Lời mở đầu Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện
a.Đặt vấn đề
Hiện nay, với thời đại của khoa học – công nghệ thông tin đã mở ra một vận hội mới cho các cá nhân và cộng đồng. Theo đó, cấu trúc ngành kinh doanh đã thay đổi, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, chuyên nghiệp hơn trong tất cả các lĩnh vực. Nhưng để khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường thì các công ty luôn có xu hướng quan tâm đến việc quảng bá và đánh bóng hình ảnh thương hiệu của mình. Và tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường, luôn gây được những tiếng vang lớn. Thông qua các sự kiện được tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo sự chú ý hơn nữa của khách hàng, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp mình, phát triển dịch vụ hay sản phẩm, làm tăng doanh số bán hàng của công ty qua đó quảng bá thương hiệu của mình. Trên thực tế để tổ chức thành công một sự kiện thì các doanh nghiệp thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện để giúp họ quản lý lĩnh vực này. ( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
XEM THÊM: DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP
Nhưng các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hoạt động theo một quy trình như thế nào, quy trình tổ chức triễn lãm ở doanh nghiệp trải qua những bước nào, và làm thế nào để các công ty tổ chức triễn lãm có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của thị trường về dịch vụ này? Đó là vấn đề đang được các nhà cung cấp tổ chức sự kiện và xã hội quan tâm.
Có thể thấy khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng dịch vụ trong hoạt động tổ chức sự kiện. Trong khi các doanh nghiệp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đa số đều có quy mô vừa và nhỏ, nguồn nhân lực có kinh nghiệm chưa nhiều, nên chưa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Adpex ,với vốn kiến thức của mình, thấy được năng lực kinh doanh và chất lượng tổ chức sự kiện của công ty em đã chọn đề tài: “Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần Adpex”. Mục đích nghiên cứu: phân tích, đánh giá chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện, từ đó nêu được những ưu điểm, nhược điểm của nó, dựa trên các cơ sở lý luậnvề tổ chức sự kiện qua quá trình học tập, nghiên cứu và thực tập tại công ty đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty cổ phần Adpex.( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
b.Mục tiêu nghiên cứu:
• Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:
• Hiểu rõ quy trình hoạt động tổ chức triễn lãm của công ty
• Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:
• Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.
• Những điều được và chưa được thông qua các triễn lãm tiêu biểu.
• Các tìm nguồn khách hàng của công ty.
• Hiểu rõ thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty.
Đề cương Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ADPEX
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần ADPEX
1.2Tầm nhìn, sứ mệnh
1.3Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ADPEX
1.3.1Cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.2Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
1.3.3. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện, triễn lãm
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỄN LÃM CỦA CÔNG TY
2.1 Quy trình tổ chức triễn lãm của công ty
Bước 1: Hình thành ý tưởng
Bước 2: Thiết kế sự kiện:
Bước 3: lập kế họach
Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.
Bước 5: Tiến hành tổ chức( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
2.2Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
2.2.1 Khách hàng và đối tác
2.2.2 Các loại dịch vụ cung cấp của công ty
2.2.3Các dự án thực hiện trong năm nay:
2.3 Phân tích một chương trình
2.3.1 Giới thiệu sơ nét về chương trình Foodexpo
2.3.2 Quy mô và hoạt động chính
2.3.3 Quy trình thực hiện chương trình.
2.3.4 Đánh giá kết quả chương trình
TÓM TẮT CHƯƠNG 2:
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRIỄN LÃM TẠI CÔNG TY
3.1 Nhận xét
3.2 Kiến nghị đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty
3.3 Kiến nghị cho hoạt động Marketing
3.4 Kiến nghị cho hoạt động tổ chức sự kiện
3.5 Ưu điểm, hạn chế
3.6. Các kiến nghị khác
KẾT LUẬN
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần ADPEX
Ngày thành lập: 27/11/2010
Địa chỉ liên lạc:
VP ĐD tại TPHCM: Phòng G3, Tòa nhà VP Fosco số 6 Phùng Khắc Khoan, P. Đa Kao, Q.1, TP. Hồ Chí Minh
VP ĐD tại Hà Nội: Phòng 405, 20 Lý Thường Kiệt, Hà Nội
Số điện thoại: TP.HCM +84 2838239052; Hà Nội +84 2435162063( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp: công ty cổ phần Adpex có mã số thuế 0310509580 được cấp vào ngày 13/12/2010, cơ quan Thuế đang quản lý: Chi cục Thuế Quận 1.
Công ty Cổ phần ADPEX là đơn vị tổ chức các sự kiện hội chợ, Triển lãm Quốc tế uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam.
Với mong muốn đóng góp tích cực cho công cuộc phát triển kinh tế – xã hội và hội nhập của đất nước, chúng tôi không ngừng cải thiện các dịch vụ, phát triển lớn mạnh với chuỗi sự kiện chuyên ngành nổi bật đã đồng hành thường niên cùng các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Hàng ngũ lãnh đạo Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trong ngành Hội chợ, Triển lãm
Chúng tôi cũng tự hào với đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết, năng động, giỏi về chuyên môn nhưng không ngừng học hỏi tìm tòi những giải pháp tối ưu cho khách hàng.
Chúng tôi luôn luôn trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng để phục vụ tốt nhất cho các khách hàng.
Luôn đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp là đối tác, khách hang của chúng tôi trong việc quảng bá thương hiệu, kết nối, tìm kiếm cơ hội hợp tác, phát triển kinh doanh, cập nhật, và nâng cao kỹ năng chuyên ngành.
Không ngừng xây dựng, cải cách và nâng cao chất lượng tổ chức các sự kiện và các dịch vụ để luôn nhận được sự tin tưởng cao nhất từ các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Giữ vững và phát huy vai trò là đơn vị hàng đầu trong ngành hội chợ triễn lãm Việt Nam. Mở rộng hợp tác với các đối tác trong nước, nước ngoài trên các lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi với phương châm “Hợp tác cùng phát triển”.( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
1.3Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ADPEX
1.3.2Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc gồm 3 người: Một giám đốc, hai phó giám đốc
Giám đốc công ty trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt đông cơ bản của công ty, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh, nhân sự, tài chính, đối nội, đối ngoại và chịu trách nhiệm trước các thành viên trong công ty về sự điều hành của mình.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc công ty trong công tác điều hành một bộ phận hay một công việc nào đó trong phạm vi được phân cấp và làm các công việc khác do Giám đốc công ty giao.
- Phòng hành chính- nhân sự:
Chức năng: Tham mưu cho ban lãnh đạo về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. Thực hiện đầy đủ các quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đúng theo đường lối chính sách của nhà nước, phù hợp với tình hình hình thực tế kinh doanh của công ty; công tác quản lý, trang bị các tài sản, máy móc thiết bị, dụng cụ làm việc ở văn phòng, phục vụ làm việc, chăm lo đời sống sức khoẻ cho cán bộ nhân viên.
Nhiệm vụ: nghiên cứu sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý và lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh , có kế hoạch thực hiện các chính sách từ qui hoạch , đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, thực hiện các chế độ khen thưởng, kỷ luật, các chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; trang bị, quản lý sử dụng các phương tiện, trang bị quản lý sử dụng các phương tiện thiết bị an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng cháy chửa cháy, tổ chức chăm lo sức khoẻ cho công nhân viên.
- Phòng kinh doanh:
Chức năng: Tham mưu cho ban lãnh đạo về kế hoạch hang năm của công ty.
Nhiệm vụ: hoạch định các chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, chọn lọc các dự án để phân phối, ký kết hợp đồng với các đối tác…
Phòng kế toán:
Chức năng: tham mưu cho ban giám đốc toàn bộ công tác thống kê kế toán, thông tin kinh tế nội bộ và các hoạt động liên quan đến công tác quản lý tài chính.( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
Nhiệm vụ:
Về mặt tài chính: lập kế hoạch tài chính cụ thể của công ty từng thời cụ thể, tháng , quý, năm; cùng lãnh đạo tổ chức nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu chỉ tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu khác của công ty, thực hiện chi tiêu nguồn gốc, kiểm tra đánh giá tình hình chi tiêu tài chính.
Về kế toán: Tổ chức tính toán ghi chép kế toán trong toàn công ty, đảm bảo phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển, tình hình gìn giữ sử dụng các nguồn lực lao động, vật tư, tiền vốn, tài sản…Tính toán các chi phí, chi phí lưu thông, hạch toán chính xác tình hình kinh doanh…Và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; phản ánh tình hình đầu tư, tình hình tích lũy và sử dụng các quỹ của công ty; tính chính xác đúng chế độ các khoản phải nộp ngân sách và nộp kịp thời cho nhà nước; hàng tháng, quý, năm, lập báo cáo thống kê, kế toán báo cáo với lãnh đạo công ty và cơ quan chức năng theo yêu cầu báo cáo tài chính thống kê của nhà nước; Cùng các bộ phận có liên quan tham mưu cho Ban tổng giám đốc về các vấn đề thu chi.
- Phòng Marketing
Chức năng: Định hướng chiến lược các hoạt động marketing tại công ty. Xây dựng chiến lược & các hoạt động marketing cụ thể cho từng dự án. Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của các dự án.
Nhiệm vụ: Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc sáng tạo và phát triển các chương trình khuyến mãi; Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và dài hạn của công ty. Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đưa tin bài lên website. Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty; Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngoài và chuyển các bộ phận liên quan giải quyết; Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh; Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ưu thế trên thị trường.( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
XEM THÊM: MẪU LÀM BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP ĐIỂM CAO
1.3.3. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện, triễn lãm
Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event
Nguồn: Thông tin phòng event công ty Adpex
Hướng đi của phòng tổ chức sự kiện.
Quý 1: Chuẩn bị kế họach + nhân sự + dự báo thị trường và xác định hệ thống khách hàng tiềm năng.
Quý 2: Bắt đầu sản xuất chương trình + chạy tài trợ + tiếp cận, giới thiệu và khai thác khách hàng. Chương trình chuẩn bị dự kiến: (Triễn lãm y tế quốc tế Việt Nam lần thứ 13 (19-22/9/2018), Triển lãm quốc tế công nghệ thực phẩm Việt Nam (14-17/11/2018), Triễn lãm thiết bị công nghệ nông lâm ngư nghiệp (21-23/11/2018),Triễn lãm quốc tế phim và công nghệ truyền hình Việt Nam lần thứ 6 ( 7-9/6/2018).
Chuẩn bị chương trình cho quý 3.(Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện)
Quý 3: ưu tiên cho chương trình trọng điểm, và thiết lập mối quan hệ với các đối tác lớn.
Quý 4: tiếp tục tập trung thị trường TP.HCM + Hà Nội
Bên cạnh đó: song song với các chương trình phát thảo phòng event sẽ chạy các chương trình chung của công ty và các chương trình nhỏ phát sinh ( hội thảo, tổ chức biểu diễn, cuộc thi, hội chợ triển lãm…) đưa khách hàng về công ty thi công in ấn, out door, TVC.
Kết quả hoat động kinh doanh trong 3 năm vừa qua của công ty (ĐVT: VNĐ)( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
| 2015 | 2016 | 2017 | |
| Tổ chức sự kiện | 350.000.000 | 535.000.000 | 650.000.000 |
| Tổng doanh thu | 4.200.000.000 | 5.500.000.000 | 8.700.000.000 |
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần Adpex
(Nguồn cung cấp: Phòng giám đốc điều hành)
Doanh thu của công ty tăng đều qua các năm, năm 2015 là 4 tỷ 2, năm 2016 là 5 tỷ 5 đến năm 2017 là 8 tỷ 7, tăng gần gấp đôi so với cùng kỳ năm trước. Điều này chứng tỏ sự tiến bộ vượt bậc của công ty qua các năm, đồng thời khẳng định những bước đi thành công của công ty, của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Công ty cổ phần Adpex bắt đầu lĩnh vực sự kiện vào năm 2011. Cũng như những công ty khác, công ty bắt đầu với những sự kiện nhỏ lẻ doanh thu từ những sự kiện chưa cao. Bên cạnh đó, do mới bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực này nên không khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình tổ chức, sắp xếp và thiết kế. Từ những sai sót của năm 2014, đến năm 2016, các nhân viên trong công ty đã rút ra kinh nghiệm và công ty đã bắt đầu với những sự kiện lớn nhờ đó góp phần đưa doanh thu của công ty vượt xa so với năm trước. Năm 2015, khách hàng đã bắt đầu quen với cái tên Công ty cổ phần Adpex. Công ty vẫn tiếp tục duy trì những thành công mình đạt được và tiếp tục mở rộng quy mô cũng như tìm kiếm khách hàng mới. Công ty đã bắt đầu hợp tác với những sự kiện mang tính chất chính trị, bộ công thương…Với đội ngũ nhân viên không ngừng trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm nên các sự kiện năm 2017 quy mô lớn hơn, chuyên nghiệp hơn.
Kết luận Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
Để có một chỗ đứng trong tâm trí khách hàng, các doanh nghiệp phải thường xuyên quảng bá hình ảnh của mình, những hoạt động của mình tới khách hàng. Những chương trình quảng cáo đã dần trở nên tràn lan, bão hòa, do vậy doanh nghiệp phải tìm một cách khác cho chiến lược truyền thông của mình. Trong đó sự kiện là một công cụ truyền thông đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Người tiêu dùng ngày càng thích thú hơn với những sự kiện, qua đó họ hiểu thêm về những hoạt động của doanh nghiệp, biết được những công dụng, đặc tính của sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị tung ra thị trường…Chính điều này đã tạo cơ hội cho sự kiện được mở rộng cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, để tổ chức tốt một sự kiện trong điều kiện của Việt Nam hiện nay là không phải dễ. Vẫn còn những khó khăn, thách thức nhưng những nhà tổ chức sự kiện vẫn không ngừng tìm tòi, sáng tạo, đầu tư đúng mức cho các sự kiện của mình. Kết hợp sự kiện với các yếu tố Marketing – mix khác sẽ tạo ra một hệ thống truyền thông hiệu quả đến người tiêu dùng. Không chỉ những doanh nghiệp lớn mới có thể làm được những sự kiện mà những doanh nghiệp nhỏ giờ đây cũng có thể làm được những sự kiện lôi cuốn và hấp dẫn theo những cách riêng của mình. Cái quan trọng là khách hàng sẽ biết bạn là ai, sản phẩm của bạn là gì và ngược lại bạn cũng sẽ hiểu được khách hàng cần gì thông qua sự kiện.
Tổ chức sự kiện, triễn lãm là một ngành nghề ngày càng phát triển ở Việt Nam. Đây là một ngành hứa hẹn sẽ mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ. Nhưng bên cạnh đó, thì sự phát triển không đồng bộ, và thiếu chuyên nghiệp trong tổ chức, đặc biệt là nhận thức không đúng hoặc kém hiểu biết về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện, triễn lãm vẫn là một vấn đề lớn làm cho hoạt động tổ chức sự kiện chưa thể vươn tới tầm cao là một ngành công nghiệp dịch vụ.
Qua những kiến thức em đã được học ở trường cùng với quá trình thực tập tại công ty cổ phần Adpex, và nhất là sự giúp đỡ tận tình của thầy Trương Quang Dũng, cùng với các anh chị trong công ty em đã hoàn thành bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Bài chuyên đề thực tập này em đã trình bày các khía cạnh của lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là đi sâu nghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần Adpex. Từ những nhận định, phân tích tổng quan về thị trường Việt Nam sau đó bài viết đã đi sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Adpex, làm rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện thông qua các sự kiện mà công ty đã tổ chức, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá xác thực nhất về các hoạt động này. Từ đó bài viết đã có các phương án đề xuất giúp cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty được thực hiện đồng bộ và chuyên nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam.( Mẫu báo cáo thực tập về Quy trình hoạt động tổ chức sự kiện )
Vì trình độ nhận thức còn hạn chế, cùng với thời gian thực tập không dài mà bài viết còn nhiều khiếm khuyết, em kính mong được lượng thứ. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo GS-TS. Trương Quang Dũng, cùng các anh chị trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cám ơn!
Thời gian tới Thuctap se cập nhật nhiều mẫu báo cáo đa dạng nhiều ngành nghề hơn để các bạn thoải mái tham khảo nhé. Nhớ theo dõi và chia sẻ Thuctap tới các bạn khác nữa nha.
Tôi tên là Đặng Thị Thu Phương, năm nay 29 tuổi, tốt nghiệp thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế. Tôi hiện nay Chuyên phụ trách nội dung trên website: luanvanpanda.com. Luận Văn Panda được thành lập từ năm 2009, nhóm Luận văn Panda bao gồm các thành viên tốt nghiệp đại học và thạc sĩ loại giỏi từ các trường Đại học trên cả nước, với niềm đam mê viết lách, soạn thảo văn bản, phân tích kinh tế, chúng tôi nhận hỗ trợ sinh viên Đại Học, và học viên cao học hoàn thành tốt bài luận văn đại học, và Luận văn thạc sĩ, https://thuctaptotnghiep.com/ – Hoặc ZALO: 0932.091.562
