Dưới đây Thuctap chia sẻ với các bạn về Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, bài viết này sẽ tuyệt vời nhất là dành cho các bạn sinh viên đang học chuyên ngành nhân sự. Đây hoàn toàn là nguồn uy tín từ Phòng nhân sự mà bạn sinh viên khá giỏi khi đi thực tập đã được anh chị làm trong ban nhân sự cung cấp. Các bạn tham khảo thoải mái và tải về miễn phí ở cuối bài.
Nếu trong quá trình làm bài các bạn sinh viên không có thời gian làm bài muốn thuê người viết bài hoặc cần thêm tài liệu thì liên hệ trực tiếp với Thuctap ngay qua zalo nhé!
Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng
XEM THÊM: DỊCH VỤ VIẾT THUÊ BÁO CÁO THỰC TẬP
Quy trình tuyển mộ của Công ty
Công tác tuyển mộ của công ty bao gồm 5 bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng trên:
• Xác định nhu cầu tuyển dụng ( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
Việc xác định nhu cầu nhân sự của công ty bắt đầu từ việc xác định nhu cầu nhân sự của từng phòng, ban, đơn vị, xí nghiệp trong công ty. Căn cứ yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh được giao theo kế hoạch hoặc đột xuất, các phòng ban, đơn vị, xí nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của đơn vị nhằm mục đích:
+ Bổ sung nhân sự cho các vị trí mới phát sinh.
+ Thay thế cho nhân sự đã nghỉ việc.
+ Thay thế cho nhân sự đã được thuyên chuyển hẳn công tác sang đơn vị khác.
+ Dự phòng cho những vị trí thường xuyên xảy ra biến động nhân sự.
Công tác xác định nhu cầu tuyển dụng được xác định đầu mỗi năm. Tuy nhiên khi nào thiếu nhân viên hoặc công việc mới phát sinh, các trưởng đơn vị hoặc bộ phận lập phiếu đề nghị tuyển dụng chuyển phòng tổ chức trình Giám đốc ký duyệt.
• Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, các trưởng phòng của từng phòng ban, đơn vị phải căn cứ vào mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ phải điền mẫu “ Phiếu yêu cầu tuyển dụng” chuyển phòng Hành chính nhân sự xem xét.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng của công ty có đầy đủ yêu cầu về số lượng lao động cần tuyển, vị trí cần tuyển, yêu cầu chuyên môn tuy nhiên vẫn còn khá sơ sài, chưa mô tả chi tiết về công việc cần tuyển, cũng chưa xác định mức lương dự định chi trả cho người lao động, và thời gian cần nhân sự.
• Phòng Hành chính nhân sự xem xét
Khi các đơn vị gửi phiếu Yêu cầu tuyển dụng, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiếp nhận, xem xét các yêu cầu. Sau đó kiểm tra, đối chiếu nhu cầu bổ sung nhân lực của đơn vị với thực tế nguồn nhân lực, nhu cầu tuyển dụng để duy trì và phát triển của Công ty. Nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người, tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng, số lượng lao động cần tuyển sau đó trưởng phòng ký xác nhận và trình Giám Đốc phê duyệt. Nếu thấy không hợp lý thì nêu ý kiến và đề xuất về việc tuyển dụng, bổ sung nhân lực với trưởng các đơn vị, phòng ban để đi đến quyết định thống nhất.( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
• Phê duyệt
Ban giám đốc ký duyệt Phiếu yêu cầu tuyển dụng trên cơ sở xác nhận của phòng Tổ chức. Phiếu yêu cầu tuyển dụng sau khi được Giám đốc ký duyệt chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng Hành chính nhân sự để tiến hành triển khai công tác tuyển mộ.
• Lập kế hoạch tuyển mộ
Trên cơ sở phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được Giám đốc phê duyệt, trực tiếp phó phòng tổ chức sẽ lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ được gửi cho đơn vị liên quan.
Kế hoạch tuyển dụng của công ty gồm các thông tin về các vấn đề sau:
– Số lượng nhân viên cần tuyển
– Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển
– Hội đồng tuyển dụng. Thông thường hội đồng tuyển dụng của Công ty bao gồm: Giám đốc công ty; Trưởng phòng Hành chính nhân sự; Trưởng phòng ban, đơn vị có nhu cầu tuyển mới
– Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Công ty sử dụng cả hai nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tuy nhiên vẫn ưu tiên nguồn bên ngoài hơn.
Công ty đã linh hoạt khi sử dụng đa dạng, phong phú các kênh tuyển dụng
Bảng 2.8: Kênh tuyển dụng
Kênh tuyển dụng
| Kênh tuyển dụng | Trình tự công việc |
| 1. Qua website công ty | Phòng Hành chính nhân sự gửi thông báo tuyển dụng cho bộ
phận Quản lý thông tin để đăng tải lên website của Công ty. |
| 2. Qua báo Tuôi trẻ, rao vặt | Cán bộ tuyển dụng liên hệ cơ quan báo để thỏa thuận về nội
dung và hình thức đăng. |
| 3. Qua hội chợ việc
làm |
Phòng Hành chính nhân sự đăng ký với Sở lao động nhận vị trí tuyển dụng và lịch tiến hành, cử cán bộ nhân sự đến ngày hội chợ triển khai công tác tuyển dụng |
| 4.Qua giới thiệu,
quen biết |
Phòng Hành chính nhân sự có thể thông qua mối quan hệ quen biết trong công việc/cá nhân để phổ biến thông tin tuyển dụng này nhằm tìm kiếm ứng viên. |
| 5. Tìm kiếm trên nguồn cơ sở dữ liệu của các trang web tuyển dụng | Cán bộ phụ trách tuyển dụng tra cứu nguồn hồ sơ ứng viên theo nghề trên các trang web tuyển dụng. Sau đó tập hợp danh sách và liên hệ để mời phỏng vấn |
Kênh tuyển dụng Trình tự công việc
1. Qua website công ty Phòng Hành chính nhân sự gửi thông báo tuyển dụng cho bộ
phận Quản lý thông tin để đăng tải lên website của Công ty.
2. Qua báo Tuôi trẻ, rao vặt Cán bộ tuyển dụng liên hệ cơ quan báo để thỏa thuận về nội
dung và hình thức đăng.( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
3. Qua hội chợ việc
làm Phòng Hành chính nhân sự đăng ký với Sở lao động nhận vị trí tuyển dụng và lịch tiến hành, cử cán bộ nhân sự đến ngày hội chợ triển khai công tác tuyển dụng
4.Qua giới thiệu,
quen biết Phòng Hành chính nhân sự có thể thông qua mối quan hệ quen biết trong công việc/cá nhân để phổ biến thông tin tuyển dụng này nhằm tìm kiếm ứng viên.
5. Tìm kiếm trên nguồn cơ sở dữ liệu của các trang web tuyển dụng Cán bộ phụ trách tuyển dụng tra cứu nguồn hồ sơ ứng viên theo nghề trên các trang web tuyển dụng. Sau đó tập hợp danh sách và liên hệ để mời phỏng vấn
Phương pháp tuyển mộ của Công ty khá đa dạng, tuy nhiên công ty tập trung chủ yếu tuyển mộ thông qua sự giới thiệu quen biết, đăng tuyển qua trang web của công ty, tìm kiếm trên nguồn cơ sở dữ liệu của các trang web tuyển dụng, hay qua hội chợ việc làm…. mà chưa chú trọng đến phương pháp khác như chưa đăng tuyển trên các trang web tuyển dụng như Vietnamworks.com, timviecnhanh.vn…. Internet là một công cụ rất hữu hiệu cho việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu trong thời đại thông tin ngày nay mà chưa được công ty chú trọng, chính vì thế hình ảnh công ty vẫn còn khá mờ nhạt trên thị trường lao động. Ngoài ra phương pháp sử dụng Công ty săn đầu người cũng chưa từng được công ty sử dụng.
Công tác đánh giá kết quả triển khai tuyển dụng qua các kênh của Công ty chỉ dừng lại ở việc thống kê số lượng hồ sơ thu hút chưa có sự đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả chất lượng của từng kênh tuyển dụng.
• Thông báo tuyển mộ
Cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân sự căn cứ “ Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự” tiến hành soạn thảo thông báo tuyển dụng để mời ứng viên, gửi Trưởng phòng kiểm tra xác nhận lại thông tin. Sau đó tiến hành phổ biến thông tin theo một hay nhiều nguồn tuyển dụng phù hợp.
Nội dung các thông báo tuyển dụng chưa thể hiện đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với các ứng viên, còn khá sơ sài và thiếu chi tiết.
Thông báo tuyển mộ của công ty chưa làm nổi bật được tiêu chí của doanh nghiệp, ngôn ngữ chưa có ấn tượng sâu sắc. Nội dung quảng cáo chưa xác định rõ những công việc mà ứng viên phải làm cũng như những đãi ngộ của công ty với ứng viên. Các ứng viên khi đọc bản thông báo tuyển mộ thì điều mà họ quan tâm đầu tiên chính là mức lương và các chế độ đãi ngộ để quyết định xem có nộp đơn hay không. Thông báo của công ty thiếu hẳn một phần quan trọng này nên chưa thực sự thu hút được những ứng viên tài năng nộp hồ sơ.( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
XEM THÊM: TRỌN BỘ BÁO CÁO THỰC TẬP NHÂN SỰ
Quy trình tuyển chọn của công ty
Quy trình tuyển chọn của công ty được thể hiện qua bước 6 đến bước 10
trong quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty
Tiếp nhận hồ sơ
Phòng Hành chính nhân sự tiến hành tiếp nhận hồ sơ của ứng viên. Trong thời gian này Công ty không yêu cầu khắt khe về hồ sơ ứng viên, do ứng viên tự nộp hồ sơ theo những gì đã chuẩn bị sẵn hoặc có thể gửi hồ sơ qua mail.
Kiểm tra và sàng lọc hồ sơ
Cán bộ nhân sự căn cứ vào “ Phiếu Yêu cầu tuyển dụng nhân sự” để sàng lọc, tuyển chọn nhân viên vào danh sách phỏng vấn theo thứ tự thời gian nhận được hồ sơ. Yêu cầu chung để tiến hành sàng lọc như sau:
Về mặt hình thức: Kiểm tra xem ứng viên có đủ hồ sơ không? Hồ sơ bao gồm các giấy tờ cụ thể sau:
+ Đơn xin vào làm việc ( Bản chính- 1 bản )
+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú thời hạn chưa quá 6 tháng ( Bản chính- 1 bản )
+ 4 ảnh 4×6
+ Bản sao các văn bằng , chứng chỉ nghề nghiệp có công chứng.
+ Bản sao giấy khai sinh
+ Giấy khám sức khỏe của bệnh viện đa khoa hoặc bệnh viện cấp huyện trở lên có thời hạn chưa quá 1 năm( Bản chính – 1 bản )
Về mặt nội dung: Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Hồ sơ ứng viên được sàng lọc ưu tiên theo thứ tự: Kinh nghiệm chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc, không có kinh nghiệm nhưng có tố chất, năng lực có thể phát triển được.( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
Việc sàng lọc ứng viên thông qua hồ sơ, công ty cho yếu tố quan trọng nhất là bảng điểm vì cho rằng những ứng viên có kết quả học tập tốt thì sẽ có kiến thức chuyên môn tốt. Tiêu chí về bảng điểm mà Công ty đặt ra phải đạt ít nhất Trung bình khá trở lên. Do vậy Phòng Hành chính nhân sự sẽ xem bảng điểm đặc biệt là những môn chuyên ngành.
Ở bước này những hồ sơ nào không đạt tiêu chuẩn thường bị loại không lưu trữ.
Phỏng vấn
Sau khi duyệt hồ sơ Bộ phận nhân sự sẽ liên hệ với những ứng viên vượt qua vòng tuyển mộ và hẹn lịch phỏng vấn.
Ứng viên sẽ trải qua hai vòng phỏng vấn:
– Vòng một ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi cán bộ tuyển dụng của phòng Hành chính nhân sự. Các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến tố chất, định hướng nghề nghiệp, phong cách, sở trường, mong muốn về lương và công việc… để xác định ứng viên là người thế nào, trình độ ra sao, khả năng lãnh đạo, dám chịu trách nhiệm với công việc, khả năng chịu áp lực và sáng kiến trong công việc hay không? Những câu hỏi của cán bộ tuyển dụng được chuẩn bị trước phù hợp với từng đối tượng lao động.
– Ở vòng hai chủ yếu ứng viên sẽ phải trả lời kỹ hơn những câu hỏi liên quan đến công việc, mức độ hiểu biết công việc thực tế như thế nào? Cách thức xử lý các tình huống ra sao?. Những câu hỏi này những người quản lý trực tiếp hầu như hỏi theo kinh nghiệm, những hiểu biết của mình để trắc nghiệm đánh giá năng lực ứng viên. Hội đồng phỏng vấn thông thường bao gồm: Phụ trách bộ phận, Trưởng phòng ban quản lý trực tiếp, Trưởng phòng Hành chính nhân sự và tùy từng vị trí sẽ có sự tham gia của Giám đốc.
Hình thức phỏng vấn trong vòng này kết hợp phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không theo hướng dẫn, phỏng vấn ê-kíp.
XEM THÊM: BÀI MẪU BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ LÝ LUẬN
Thông báo kết quả và làm các thủ tục tuyển dụng
– Thương lượng
Sau khi tham gia tuyển chọn, ứng viên phù hợp nhất sẽ được lựa chọn. Căn cứ vào năng lực của ứng viên, mong muốn của ứng viên phòng nhân sự tiến hành thương lượng với ứng viên về tiền lương và điều kiện làm việc căn cứ vào khung lương và chính sách tuyển dụng của Công ty trong từng giai đoạn. Thông thường Công ty có một số ứng viên để lựa chọn và thương lượng lương bổng, phúc lợi và công việc.
– Thỏa thuận thông tin
Tất cả nhân viên mới đều phải ký vào các Phụ lục gồm: “Thỏa thuận bảo mật thông tin”, “Nguyên tắc đạo đức kinh doanh” và “Quy tắc bảo mật dữ liệu dành cho nhân viên” cùng với Hợp đồng lao động.
– Hội nhập nhân viên
Công ty đang làm khá tốt công tác thử việc đối với nhân viên mới. Những người trúng tuyển sẽ được các nhân viên cũ, cán bộ quản lý trực tiếp và Phòng Hành chính nhân sự hướng dẫn tận tình về công việc và những nội quy. Chính vì vậy, họ có thể nhanh chóng nắm bắt được lịch sử hình thành của Công ty, môi trường làm việc, nội quy, quy chế đồng thời biết cách làm việc với cấp trên và phối hợp làm việc với các phòng ban đơn vị trong Công ty.( Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty, 9đ )
Tải miễn phí, tham khảo Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng trong công ty và nhiều tài liệu liên quan khác trên trang Thuctap. Nếu cần thêm tài liệu liên hệ Thuctap qua zalo ngay nhé!
Tôi tên là Đặng Thị Thu Phương, năm nay 29 tuổi, tốt nghiệp thạc sĩ trường Đại học Kinh Tế. Tôi hiện nay Chuyên phụ trách nội dung trên website: luanvanpanda.com. Luận Văn Panda được thành lập từ năm 2009, nhóm Luận văn Panda bao gồm các thành viên tốt nghiệp đại học và thạc sĩ loại giỏi từ các trường Đại học trên cả nước, với niềm đam mê viết lách, soạn thảo văn bản, phân tích kinh tế, chúng tôi nhận hỗ trợ sinh viên Đại Học, và học viên cao học hoàn thành tốt bài luận văn đại học, và Luận văn thạc sĩ, https://thuctaptotnghiep.com/ – Hoặc ZALO: 0932.091.562
